1. Tổng quát
Quản lý hộ tịch là nghiệp vụ tương đối phức tạp và vất vả cho cán bộ làm công tác quản lý hộ tịch ở các cấp hành chính nhà nước. Bài toán “Quản lý hộ tịch” được đặt ra nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý của cán bộ hộ tịch giữa các cấp và hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý về vấn đề hộ tịch trên địa bàn tỉnh Việc thực hiện bài toán này góp phần phục vụ nhân dân được tốt hơn, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, mang lại hiệu quả nhất định trong việc trao đổi thông tin, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hộ tịch và tạo điều kiện thiết lập hệ thống thông tin liên kết, thống nhất giữa Sở Tư pháp và các đơn vị hành chính quận - huyện, phường - thị  xã.
Nhiều phần mềm đã được xây dựng nhằm giải quyết bài toán này và bước đầu cũng đạt được thành quả nhất định, song chưa đáp ứng đầy đủ theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP: các biểu mẫu đã in được chưa theo nghị định mới, vấn đề in ra phôi còn hạn chế…
    căn cứ vào những quy định của nghị định 158/2005/NĐ-CP, căn cứ vào thực tế cơ sở hạ tầng của các địa phương,..chúng tôi lựa chọn giải pháp:
    Hệ thống thông tin Quản lý Hộ tịch bao gồm có 3 phân hệ và 01 website:  
-    Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp Xã
-    Phân hệ Quản lý Hộ tịch cấp Huyện

2. Chức năng
2.1. Phân hệ Quản lý hộ tịch cấp xã
Với điều kiện cơ sở hạ tầng cấp xã còn yếu kém, trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ tư pháp ở cấp xã/ phường không đồng đều.Chính vì vậy cần lựa chọn giải pháp công nghệ cần đảm bảo việc triển khai được dễ dàng, ứng dụng phải thân thiện dễ sử dụng đáp ứng tốt nhất cho người dùng. Xuất phát từ mục tiêu đó Phân hệ quản lý hộ tịch cấp xã được xây dựng trên nền MS Access với phương án Access Project, với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access. Chương trình sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode. Và có sự phân quyền chặt chẽ theo từng chức năng cụ thế đối với mỗi đối tượng sử dụng chương trình.
   Hệ chương trình đáp ứng được các chức năng chính sau :
-    Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ các thông tin liên quan đến quản lý hộ tịch trong phạm vi cấp xã (khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, nhận cha mẹ con, giám hộ, cải chính hộ tịch )
-    Chức năng in ấn các biểu mẫu hộ tịch
-    Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin
-    Các chức năng thống kê và in ấn báo cáo
-    Các chức năng quản trị hệ thống
-    Các chức năng gửi nhận qua mạng

2.2.Phân hệ Quản lý hộ tịch cấp huyện
Theo nghị định 83/1998/NĐ-CP cấp Huyện chỉ thực hiện việc tổng hợp và thống kê số liệu hộ tịch, báo cáo lên ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Sở Tư Pháp
   Theo nghị định 158/2005/NĐ-CP cấp huyện không chỉ thực hiện việc tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm. Cấp huyện trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ hộ tịch : cấp lại bản chính giấy khai sinh, cấp bản sao các giấy tờ từ sổ hộ tịch; thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; lưu trữ sổ sách giấy tờ hộ tịch,…
   Chính vì vậy chúng tôi đưa giải pháp:  Phân hệ quản lý hộ tịch cấp Huyện được xây dựng trên nền MS Access với phương án Access Project, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server. Chương trình sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode. Và có sự phân quyền chặt chẽ theo từng chức năng cụ thế đối với mỗi đối tượng sử dụng chương trình.
   Phân hệ Quản lý hộ tịch cấp Huyện đáp ứng được các chức năng chính sau:
-      Chức năng cấp lại bản chính giấy khai sinh
-      Chức năng cấp bản sao các giấy tờ từ sổ hộ tịch
-      Chức năng cải chính hộ tịch
-      Chức năng in ấn các biểu mẫu hộ tịch
-      Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin
-      Các chức năng thống kê và in ấn báo cáo
-      Các chức năng quản trị hệ thống
-      Các chức năng gửi nhận qua mạng
-      Tổng hợp số liệu

3.Tại sao chọn PM của chúng tôi
- Phần mềm xây dựng căn cứ vào những quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, căn cứ vào thực tế cơ sở hạ tầng của các địa phương nên đảm bảo về quy trình chuẩn và tính khả thi cao.
- Lựa chọn công cụ phát triển cho phù hợp với từng cấp sử dụng nhằm đáp ứng tốt nhất cho người dùng, dễ dàng triển khai và phát triển khi có thay đổi hoặc mở rộng chức năng của chương trình.